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Quelques recommandations utiles pour aider à gérer une flotte de véhicules d'entreprise

Posséder une flotte de véhicules est très coûteux pour une entreprise. Sa gestion en est donc de première importance. Aujourd'hui, il existe des outils qui permettent de s'assurer de réduire les frais, mais il faut aussi instiller de bonnes habitudes chez les conducteurs. Voici quelques recommandations qui aideront à mieux gérer la vôtre.

Utiliser le bon logiciel

Dans un monde digital, où tous les postes d'une entreprise sont interconnectés, il est important d'installer un logiciel de gestion de flotte qui saura répondre aux différents besoins de l'entreprise. Celui-ci doit permettre de géolocaliser chaque véhicule sur la route, et ce, à tout moment. En analysant les routes des chauffeurs, il sera possible de revoir celles-ci, de manière à ce qu'elles soient plus courtes. Un bon logiciel, tel que celui que l'on trouve ici, devrait permettre d'épargner jusqu'à 20 % en dépenses de carburant, annuellement. Pour une flotte dont les véhicules sillonnent les routes tous les jours, cela représente une somme d'argent importante, spécialement aujourd'hui, alors que l'essence et le diesel coûtent plus chers dû au conflit en Ukraine.

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En choisissant un logiciel qui s'intègre à ceux qui existent déjà à l'intérieur de la société, il sera possible de faire le lien avec le département RH. Ainsi, on pourra ajouter au dossier les informations pour chaque conducteur, telles que leur temps passé sur la route, le nombre de kilomètres effectués, etc. D'autres logiciels pourront aussi aider à conserver la flotte en meilleur état, en recevant des données en temps réel sur la pression des pneus et la température du moteur, par exemple.

Créer des règles pour les conducteurs et les sensibiliser à l'entretien de leur véhicule

La gestion d'une flotte de véhicules d'entreprise nécessite la participation de ceux qui les conduisent. Sinon, seules les données des différents logiciels permettront à ceux qui les administrent de connaître leur état, et cela ne sera jamais suffisant. Tout d'abord, la société doit se doter de règles visant les conducteurs. La politique des voitures permet de s'assurer qu'un certain niveau de maintenance sera effectué obligatoirement par le conducteur du véhicule. Ces règles doivent être strictes et un rapport écrit mensuel devrait être exigé. Sans cette information de base, le gestionnaire principal de la flotte n'aura aucun moyen de s'assurer que le maintien des véhicules s'effectue en temps réel.

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Cela ne suffit malheureusement pas. Savoir que le véhicule a été nettoyé et que les changements d'huiles et de filtres ont été effectués fait en sorte que celui-ci devrait durer plus longtemps. Mais il peut exister des problèmes qui nécessitent une réparation ou tout au moins une vérification au garage. Si l'on n'encourage pas les conducteurs à faire remonter l'information, avant qu'un problème grave ne se produise, il se peut que le coût des réparations soit plus important lorsqu'elles seront nécessaires. Il est aussi possible que cela mette la vie des employés en danger, et leur santé doit passer en premier lieu.

Enfin, insistons sur le fait qu'une bonne gestion de flotte implique qu'elle est renouvelée régulièrement. Des véhicules anciens coûteront toujours plus cher à l'entreprise que leurs remplacements par des véhicules neufs, après un nombre d'années prédéterminé.