Dans l’administration publique comme dans les entreprises privées, l’apposition d’un signe spécifique sur les documents est un moyen de les authentifier. À cet effet, l’instrument traditionnellement employé était le sceau. Aujourd’hui, ce matériel important pour les administrations a laissé place à un outil plus moderne appelé tampon encreur. À quoi sert vraiment cet outil ?
Tampon : authentifier et donner une valeur légale à un document
Le tampon encreur s’utilise à des occasions et pour des besoins divers. Son principal rôle consiste évidemment à authentifier un document. Bien que des formats standards de cet accessoire existent sur le marché, l’idéal est de le personnaliser chez les spécialistes.
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Vous pouvez d’ailleurs en savoir plus sur l’utilité d’un tampon encreur sur les sites spécialisés et découvrirez des options nombreuses. Ils proposent des modèles qui contiennent le nom, l’adresse et le contact de l’entreprise ou du particulier, ainsi que des infos supplémentaires si vous le souhaitez.
Ainsi, en plus de ces éléments, certains modèles peuvent comporter par exemple le numéro SIRET, le logo de l’utilisateur, etc.
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En un geste, ces tampons encreurs vous permettent d’indiquer votre dénomination commerciale ou administrative, votre adresse complète, vos différents contacts, sans oublier vos numéros d’immatriculation et identifiants fiscaux.
Tampon encreur : pour des besoins d’organisation
L’autre type de tampon encreur que l’on rencontre souvent est celui comportant des formules standards pour organiser le courrier dans un service. Les formules dont il est généralement dépositaire sont les suivantes :
- Payé.
- Copie.
- Confidentiel.
- Reçu le.
- Rappel.
- Urgent.
- Validé.
- Bon à payer.
Les tampons encreurs se déclinent en des formats bois, métallique ou plastique, et ils permettent de trier, de classer ou encore d’ordonner les documents. Le fonctionnement administratif des entreprises et institutions s’en trouve alors accéléré.
Le tampon encreur pour dater
Il n’est pas rare d’entendre le chef d’une entreprise ou le responsable d’une administration publique interpeller ses collaborateurs en ces termes : « Quand a-t-on reçu ce courrier s’il vous plaît ? » ou encore « Quand avons-nous réglé ces factures ? ».
Dans un tel contexte, pour que le collaborateur interpellé ne se retrouve pas dans une mauvaise passe, il faudrait que la date recherchée ait été gravée à l’aide d’un tampon encreur sur le document.
En plus de permettre d’éviter les frustrations, les longues fouilles et les pertes de temps, le tampon encreur servant à dater aide à remonter l’historique de l’entreprise afin de savoir avec exactitude le moment où un document a été reçu ou émis.
Fabriqué sur la base d’un dispositif à encrage manuel, le tampon dateur est équipé d’un système de chiffrement réglable via une molette.
Zoom sur le tampon encreur portable
Tampon de poche personnalisable, le tampon encreur portable est un allié majeur des chefs d’entreprise ou des représentants commerciaux.
Il prend généralement la forme d’une version allégée du tampon d’identification ou du tampon d’authentification.
Compact, il peut être discrètement inséré dans une poche de veston ou de pantalon. Il accompagne son détenteur partout et lui permet d’authentifier en urgence n’importe quel document nécessitant le sceau de son entreprise ou de l’institution qu’il représente.
