Au cours de son existence, une entreprise peut connaître un certain nombre de modifications majeures, selon son évolution et les évènements. L’adresse de son siège social ou sa raison sociale peut ainsi changer. Bien entendu, il n'y a pas que ces données qui sont susceptibles d'évoluer au cours du temps. Toutefois, toutes modifications d’informations sur l’entreprise doivent être enregistrées sur le Kbis, quelle que soit la forme de l’entreprise. Dans certains cas, le changement apporté sur ce document va de pair avec la modification du statut social.

Alors, comment modifier le Kbis de son entreprise ? Quelles sont les démarches à réaliser ? À quel moment procéder à la modification ? Quelles sont également les démarches pour la modification du statut social ? Tout savoir dans cet article.

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Qu'est-ce que le Kbis d’une entreprise ?

Le Kbis fait office de carte d’identité d’une entreprise. Le document atteste son immatriculation au Registre des Commerces et des Sociétés (RCS). Il fournit également en temps réel des informations sur l’entreprise. Cela explique pourquoi un Kbis de moins de trois mois est demandé à chaque fois que vous réalisez des démarches administratives. Autant le dire, il s'agit d'une donnée vitale pour chaque entreprise.

Le Kbis d’une société comprend les informations suivantes :

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• La raison sociale de la société et son objet social ;
• Le numéro SIREN, étant le numéro d'identification de l'entreprise (délivré par l'INSEE) ;
• Le numéro SIRET, étant le numéro d'identification géographique de l'entreprise ;
• Le nom du greffe où la société est immatriculée ;
• La date de constitution de la société ;
• La durée de la société ;
• Son capital social;
• L'adresse postale du siège social ;
• L’adresse de l’établissement principal et des éventuels établissements secondaires dans l’UE ;
• Les informations sur l’identité des dirigeants ;
• La nature de l'activité (descriptif) de la structure et son code NAF ;
• La forme juridique de la société : SA, SAS, SARL, SASU, SCI... ;
• La situation de l'entreprise : redressement ou liquidation judiciaire ;
• Les modifications apportées sur le Kbis depuis la constitution de la société.

Quand procéder à la modification du Kbis de son entreprise ?

Quand les informations sur l’entreprise sont modifiées au cours de son existence, cela entraîne la modification du Kbis. La démarche est incontournable dans l’un des cas suivants :

• Changement de dénomination sociale, d’objet social, ou du montant du capital social ;
• Acquisition d’une nouvelle dénomination sociale ;
• La prolongation de la durée de vie de la société ;
• Le commencement d’une procédure collective ;
• Le changement du siège social ;
• La fermeture de la société.

Quelle démarche pour la modification du Kbis de son entreprise ?

La démarche est différente selon la nature de la modification et la forme juridique de la société. La décision de modifier le Kbis peut provenir du dirigeant. Elle peut également être prise par les associés en assemblée générale. Dans ce dernier cas, elle doit faire l’objet d’un procès-verbal.

Quelle que soit la structure juridique de l’entreprise et la nature de la modification, la démarche pour modifier les informations sur l’extrait Kbis se réalise en trois étapes :

• La prise de décision de modifier le Kbis ;
• La publication de cette décision ;
• Le dépôt du dossier de modification du Kbis.

La décision de modification du Kbis

Le représentant légal est apte à prendre une décision de modifier l’extrait Kbis dans certaines situations. Ce cas peut, par exemple, se présenter lors d’un transfert de siège social.

En dehors de ces situations exceptionnelles, seuls les associés sont habilités à prendre la décision de modification de Kbis, qui doit être discutée lors d’une assemblée générale extraordinaire. Ses conditions d’adoption doivent respecter les dispositions du statut, notamment sur le quorum. Dans une Société en nom collectif (SNC), la modification ne doit être validée qu’à l’unanimité.

La publication de la décision de modification du Kbis

L’objectif de cette étape est de porter le changement à la connaissance des tiers. La décision de modification doit ainsi être insérée dans le journal d’Annonces Légales du département où se trouve le siège social de l’entreprise.

L’article R210-9 du Code de commerce annonce que l’avis de modification doit contenir les informations suivantes :

• La dénomination sociale ;
• La structure juridique ;
• L’adresse du siège social ;
• Le capital social ;
• L’organe qui a pris la décision de modification ;
• La date de modification du Kbis.

Le dépôt du dossier de modification de Kbis

Lors de cette dernière démarche, vous informez le greffe du tribunal de commerce compétent de la modification du Kbis. Il validera les changements réalisés puis il mettra à jour les informations enregistrées sur les divers registres.

Pour que le greffe valide la modification, la décision doit être jointe à un certain nombre de pièces justificatives :

• L’exemplaire de l’avis de modification ;
• Un formulaire Cerfa M2 ;
• Un formulaire M3 dans le cas d’un changement de dirigeant ;
• Un document faisant office de preuve de publication dans un journal d’Annonces Légales ;
• Un exemplaire des statuts modifiés (dans le cas d’une modification du statut social) ;
• Une copie de la pièce d’identité du futur dirigeant (dans le cas d’un changement de direction) ;
• Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation (dans le cas d’un changement de dirigeant).

C’est après la réalisation de ces démarches que la société acquiert son nouveau Kbis.

Dans quel cas la modification du Kbis est-elle accompagnée de la modification des statuts ?

Le statut social désigne un cadre juridique organisant le fonctionnement d’une entreprise. Il édicte les règles qui régissent les liens entre les associés et aussi entre l’entreprise et les tiers. Il est rédigé lors de la création de la société.

La modification du Kbis implique systématiquement la modification des statuts juridiques dans l’une des situations suivantes :

• Transfert du siège social de l’entreprise ;
• La modification du capital social ;
• Le changement de la dénomination sociale ou de l’objet social.

Pour modifier les statuts, les associés doivent prendre une décision en assemblée générale. Le quorum de vote dépend de la forme sociale :

• Société civile: la décision est adoptée selon les dispositions des statuts, ou à défaut à l’unanimité ;
• Société par action simplifiée (SAS) : les associés doivent se référer aux statuts ;
• Société en nom collectif (SNC) : la décision se prend à l’unanimité ;
• Société anonyme (SA) : majorité qualifiée des 2/3 des parts sociales. Quorum : ¼ des parts sociales en première consultation et 1/5 en seconde consultation.

Dans le cas d’une société à responsabilité limitée (SARL), une majorité des ¾ des parts sociales des actionnaires est requise si la société est créée avant le 4 août 2005. Par contre, une majorité des 2/3 des parts sociales des associés est exigée si création après 2005.

Quelles sont les démarches pour la modification des statuts ?

Les démarches en vue de la modification des statuts d’une société sont loin d’être faciles à réaliser. Chaque étape doit être effectuée avec rigueur puisque la moindre erreur peut mettre entièrement en cause les procédures accomplies.

La modification des statuts se déroule généralement en 4 étapes.

La prise de décision des associés

La décision doit être votée par les associés selon les conditions exigées pour chaque forme de société (SA, SARL, SAS, SNC, etc.). L’adoption de la décision est constatée par un procès-verbal.

L’enregistrement du procès-verbal de décision

L’acte qui atteste la décision de modification des statuts doit être enregistré par l’entrepreneur auprès du service des impôts des entreprises dans un délai d’un mois. Cette démarche ne s’impose que dans certaines modifications, comme l’augmentation du montant du capital social, par exemple.

La publication de l’avis de modification dans un journal d’Annonces Légales

Au même titre que la modification de l’extrait Kbis, la modification des statuts d’une société doit aussi faire l’objet d’une publication dans un journal d’Annonces Légales. L’avis doit également contenir les informations suivantes :

• La raison sociale suivie par son sigle ;
• Le montant du capital social;
• L’adresse du siège social ;
• La forme juridique de la société ;
• Le lieu et le numéro d’immatriculation inscrit au registre du commerce et des sociétés ;
• La date du procès-verbal de modification et l’organe à l’origine de la décision (gérant, assemblée générale, etc.) ;
• La teneur des modifications réalisées, qui doivent préciser les anciennes et les nouvelles mentions

Le dépôt au greffe d’un dossier de demande d’inscription modificative

Après la publication de l’avis de modification dans un journal d’Annonces Légales, l’entrepreneur a un mois pour déposer un dossier de demande d’inscription modificative auprès d’un centre de Formalité des Entreprises (CFE) compétent.

Pour cela, il doit constituer et fournir les pièces justificatives suivantes :

• Un document qui fait office de preuve de modification de la situation de l’entreprise ;
• La copie des statuts dans sa version après modification :
• Un formulaire M2 de demande de modification d’une personne morale ;
• Une attestation de publication de l’avis de modification dans le journal d’Annonces Légales.

Après cette étape, l’entreprise obtient un nouvel extrait de son Kbis qui tient compte des changements réalisés. Il est tout à fait possible que ces démarches soient effectuées par le chef d'entreprise, mais faire appel au service légal est fortement conseillé. Après tout, il ne s'agit aucunement d'une démarche que l'on peut prendre à la légère.