La note de frais est un document papier ou numérique qui liste les dépenses personnelles impliquées dans le cadre professionnel par tout salarié. Très utilisé en entreprise, ce document présente des particularités. Concrètement, comment peut se présenter une note de frais et à quoi sert-elle ? On fait le point.
Les fondements d’une note de frais
La note de frais permet à un employé ou une entreprise de se faire rembourser des factures émanant d’une activité professionnelle qu’il ou elle aurait personnellement financée. Elle se présente généralement sous forme d’un tableau impérativement accompagné de justificatif.
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En outre, la note de frais est remboursable sous 2 volets. L’employeur peut la rembourser au réel ou au forfait. Dans le premier cas, il verse en une fois à son employé la somme exacte notifiée sur la note. Cependant, celui-ci est tenu d’avancer tous les frais que requiert l’activité professionnelle sans connaître en avance la date de remboursement. Les justificatifs sont donc à conserver soigneusement.
Concernant le remboursement au forfait, la même somme est versée progressivement. Il suit un barème fixé chaque année par l’Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (URSSAF).
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Par ailleurs, notons que la loi prévoit un délai maximum de 5 ans pour rembourser une note de frais. Pour ce qui est des justificatifs, ils peuvent être conservés en fichier numérique pendant au moins 10 ans.
Récupération de la TVA
Une question revient souvent quand il s’agit de note de frais. Celle de comment récupérer la TVA ? En effet, pour récupérer la taxe sur valeur ajoutée, il faut impérativement un justificatif provenant d’une entreprise qui la facture. Cette dernière doit préciser clairement son montant.
En réalité, le montant fixé sur la note est entièrement remboursé par l’employeur. Cependant, il revient au comptable de conserver soigneusement les justificatifs afin que l’entreprise puisse si possible récupérer plus tard les TVA.
Comment établir une note de frais ?
La note de frais est plus facile à établir grâce à N2F. En fait, il s’agit d’une plateforme utilisée par des milliers d’entreprises dans le monde pour gérer leurs notes et saisir aisément leurs dépenses professionnelles. En principe, elle doit ressortie tout au moins le nom du fournisseur, la date, le montant, le lieu et la description.
Pour finir, notons que la note de frais doit tenir compte des services remboursables par l’entreprise ainsi que les limites de dépenses. Découvrir le site de N2F peut être d’une aide cruciale pour aller plus vite.
