Certaines tâches en entreprise sont contraignantes. Si ces dernières ne sont pas optimisées, elles peuvent même faire perdre du temps aux salariés. C’est notamment le cas de la note de frais. En effet, il faut conserver les justificatifs, penser à en faire une copie et ensuite à suivre les indications données par le chef d’entreprise. La tâche est donc souvent fastidieuse. De plus, il faut passer de salarié en salarié pour finalement obtenir le remboursement des frais.

Cependant, aujourd’hui, il est possible d’optimiser toutes ces actions grâce à des solutions digitales. Alors comment se passe la réalisation d’une note de frais avec ce type de solution ?

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Note de frais : présentation

Les actions réalisées autour de ces dépenses professionnelles sont très importantes autant pour le salarié que pour l’entreprise. En effet, dans la vie courante d’une entreprise, les salariés peuvent être amenés à devoir réaliser des déplacements. Ces derniers engendrent alors des dépenses qui doivent être prises en charge par la société.

Cependant, la prise en charge ne se fait pas toujours sur le moment du déplacement, mais après. Le salarié doit alors avancer les frais puis se faire rembourser en présentant des documents justificatifs sérieux. Cette démarche est alors appelée couramment une note de frais.

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Ainsi, l’entreprise rembourse des dépenses professionnelles payées par le salarié. Pour éviter les dérives et les remboursements abusifs, l’URSSAF contrôle régulièrement ces remboursements. Il est alors important pour l’entreprise de réaliser convenablement ces actions.

Trois critères doivent alors être présents pour permettre la prise en charge d’une dépense d’un salarié :
- Elle doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de son activité,
- Elle doit être proportionnée ou raisonnable,
- Elle doit être justifiée.

Les salariés doivent alors conserver les justificatifs pour obtenir leur remboursement (facture, ticket de parking, note détaillée). Découvrez la solution de dématérialisation des notes de frais ici.

Comment créer une note de frais pour obtenir un remboursement ?

L’enregistrement des justificatifs pour les salariés

Les salariés n’arrivent pas toujours à conserver l’ensemble des documents justificatifs. Cependant, si l’entreprise fait le choix d’optimiser ces actions, les salariés peuvent alors améliorer cette étape.

En effet, grâce à des logiciels performants, il est possible d’avoir une reconnaissance automatique des éléments importants sur chaque document justificatif. Le salarié n’a pas alors à entrer manuellement toutes les informations.

Par exemple, un salarié souhaite obtenir le remboursement du parking et des péages. Il doit pour cela, enregistrer sur son téléphone et dans l’application correspondante les deux tickets. Une simple photo suffit et le logiciel se charge ensuite lui-même d’extraire toutes les données importantes (heures, montants, TVA, dates). Un gain de temps considérable pour le salarié.

Un lieu unique de contrôle pour les différents acteurs professionnels

L’utilisation de ces logiciels permet de regrouper toutes les données liées à la note de frais au même endroit. Ainsi, les salariés avec une mission de contrôle des remboursements peuvent agir sur un seul endroit : le logiciel. Ils y détiennent toutes les informations importantes pour valider ou non la note.

Ensuite, les informations importantes pour l’entreprise sont aussi reliées au logiciel comptable pour éviter les doublons ou les erreurs. Le traitement est alors plus rapide pour la comptabilité qui possède rapidement toutes les informations via le logiciel.

De plus, il n’est plus nécessaire de conserver les documents comme les justificatifs de la note de frais en version papier. L’URSSAF accepte de contrôler des documents sous une forme numérique pour éviter une trop grosse consommation de papier.

Conseil : le chef d’entreprise doit penser à mettre en place, régulièrement des sauvegardes de données pour éviter de perdre l’ensemble des informations importantes de son entreprise.

Une fois toutes les étapes de contrôle validées et la comptabilité enregistrée, le salarié perçoit son remboursement. Toutes les étapes sont alors simplifiées et surtout digitalisées sur un même support pour éviter les pertes de temps et diminuer les risques d’erreur au sein de la chaîne humaine.

Utiliser un logiciel unique pour optimiser les dépenses professionnelles

La demande de remboursement d’une dépense professionnelle est une action particulièrement simple lorsque l’entreprise utilise un logiciel adapté. L’ensemble des acteurs gagne du temps et les erreurs comptables sont considérablement diminuées. Le magazine daf-mag.fr vous donne 5 points pour optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise.

L’entreprise gagne aussi en anticipation. En effet, l’utilisation d’un logiciel permet de créer des alertes et de surveiller les dépenses réalisées par les salariés. Ainsi, le chef d’entreprise peut être au courant, en temps réel, des dépenses professionnelles. Si celles-ci sont trop importantes, il peut rapidement réagir. Il est alors plus simple de gérer le budget alloué aux remboursements professionnels plutôt que de constater de trop lourdes dépenses une fois réalisées.

En définitive, la réalisation d’une note de frais est simplifiée lorsque l’entreprise choisit un logiciel pour centraliser toutes les actions. Ces choix permettent alors au chef d’entreprise d’optimiser les dépenses annuelles.