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5 Raisons pour lesquelles vous devriez utiliser des PDFs au lieu de Fichiers Excel ou Word

Les fichiers PDF sont parmi les plus pratiques et les plus utiles que vous puissiez utiliser aujourd'hui, et, si vous les sous-utilisez dans votre organisation, elle pourrait en souffrir. Les fichiers PDF permettent le transfert rapide de fichiers importants et peuvent être utilisés sur une grande variété d'appareils. Ils disposent également de fonctionnalités de sécurité qui peuvent être exploitées par de nombreux types d'organisations.

Ce ne sont que deux des raisons pour lesquelles ces fichiers fonctionnent et sont parfaits pour les petites, moyennes, et grandes entreprises. Voyons pourquoi vous devriez commencer à utiliser des fichiers PDF au lieu de fichiers Excel ou Word.

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Les PDF sont faciles à Modifier

Il fut un temps où les PDF étaient difficiles à modifier et à corriger, mais les choses ont beaucoup changé au cours des années. De nombreux outils vous permettront de modifier ou d'ajouter des annotations aux fichiers PDF, et ils conserveront le même aspect professionnel. Cela vous permet d'avoir les mêmes fonctionnalités que les documents Word, mais avec un aspect plus soigné qui sera bien meilleur à l'impression.

D'autre part, vous pouvez mettre en place des contrôles stricts sur qui peut modifier un document PDF. Vous pouvez choisir qui peut et ne peut pas apporter de modifications à un document en le protégeant par un mot de passe. Cela pourrait vous permettre d'envoyer des documents comme des factures sans risquer qu'ils soient modifiés par un agent malveillant.

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Si vous aviez peur d'utiliser les factures numériques à cause de ce risque, sachez que vous pouvez très facilement transformer vos factures physiques en PDF en prenant une photo de vos factures et en convertissant rapidement le document chez Adobe. Vous pourrez alors non seulement les protéger par mot de passe, mais également les placer dans un référentiel numérique et être en mesure d'extraire des informations de n'importe quelle facture en exécutant des recherches de mots.

Les Fichiers PDF sont Faciles à Partager et à Utiliser

Un autre grand avantage des fichiers PDF est leur facilité de partage et d'utilisation. Ils sont généralement très légers, ce qui permet d'ajouter beaucoup d'informations à un document sans risquer qu'il soit trop volumineux pour être envoyé par email. Mais la beauté des PDF est qu'ils peuvent être utilisés sur pratiquement n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un téléphone portable, d'un ordinateur portable ou d'une tablette avec n'importe quel système d'exploitation.

Si vous avez une équipe distante et qu'ils utilisent une grande variété d'appareils, opter pour des fichiers PDF au lieu de fichiers CSV ou DOC ​​est une évidence. Un problème avec les fichiers CSV est qu'ils ne sont pas gérés de la même manière par tous les appareils, et les choses se compliquent encore plus lorsqu'il s'agit d'iOS. Les fichiers DOC peuvent également avoir un aspect différent selon l'appareil. Mais un PDF gardera le même aspect. Les PDFs ont une Meilleure Apparence

Vous pouvez créer un fichier PDF qui aura le même niveau de qualité qu’une brochure professionnelle et préservera le même aspect une fois imprimé. Nous ne pouvons pas en dire autant des fichiers Word. Bien qu’ils se soient considérablement améliorés au fil des ans, ils ne seront malheureusement jamais aussi beaux que les PDF.

Un fichier PDF peut également être transformé en de nombreux formats différents. Vous pouvez transformer un PDF en une présentation Powerpoint très facilement, par exemple. Vous pouvez transformer un document Word en présentation aussi, mais cela demandera beaucoup plus de travail et le résultat ne sera pas aussi satisfaisant.

Les PDFs sont Plus Polyvalents

Un document PDF peut véritablement être transformé en  contenu multimédia. Vous pouvez ajouter des éléments tels que des liens hypertexte, des pièces jointes et de la musique. Vous pouvez même intégrer des vidéos directement dans un document.

Cela pourrait vous permettre de créer du matériel qui captivera votre public et rehaussera votre marque. Vous pouvez également créer des documents d'information ou des documents de formation qui peuvent être facilement partagés avec votre personnel actuel ou de nouvelles recrues.

Les PDF peuvent être très bénéfiques pour les organisations qui essaient de vulgariser des concepts très complexes. C'est pourquoi ils constituent un outil de création de leads si puissant et devraient faire partie de toute stratégie de marketing entrant.

Les fichiers PDF peuvent être utilisés pour attirer des prospects potentiels et leur présenter un problème dont ils ignoraient peut-être l'existence. Vous pouvez ensuite expliquer le problème en détail avec des graphiques et plusieurs types de contenu. Il s'agit dès lors de les guider vers la solution et de vous présenter comme une option.

Les PDF sont le format le plus utilisé pour les produits d'information et vous permettent de présenter des informations de manière claire, intéressante et professionnelle. Cela en fait un outil précieux pour toute équipe de vente ou de marketing.

Les PDF sont Hautement Consultables

Un PDF peut agir exactement comme une page Web. Vous pouvez ajouter des signets pour pouvoir retourner à certaines sections quand vous le voulez, ajouter des hyperliens intra-document, et utiliser votre PDF comme une véritable extension de votre site web. Vous pouvez également ouvrir un fichier PDF en ligne sans avoir à le télécharger.

Vous devez également savoir que les PDF peuvent grandement bénéficier à votre référencement. Les PDF peuvent être téléchargés et indexés comme des pages Web, et l'ajout d'un PDF bien documenté à votre site Web pourrait améliorer considérablement son classement.

Si vous souhaitez utiliser un PDF pour le référencement, assurez-vous d'abord de bien rechercher vos mots-clés. Recherchez des mots-clés directement liés à votre créneau avec des volumes de recherche élevés.

Une fois votre PDF publié, vous devez vous assurer qu’il soit visible pour les robots de Google. C'est quelque chose que vous pouvez facilement faire en vous connectant à votre compte Google Search Console, mais vous devez vous assurer que votre site est vérifié en tant que propriété avec Google Search Console pour continuer.

Conclusion

Ce sont toutes des raisons pour lesquelles les PDF devraient être l'un des principaux types de fichiers utilisés par les organisations. Non seulement ils sont pratiques et sûrs, mais ils sont également très polyvalents et faciliteront grandement la gestion de votre entreprise.